分かりやすい組織図の作り方とは？作成の手順を解説
新年度の体制変更で組織図の作成を任され、見やすい形にまとめる方法や効率的なツール選びに悩んでいる方に向けて解説します。この記事では、組織図の目的や種類、具体的な作成手順からおすすめのツールまでを詳しく紹介します。
読み終わると、自社に合った分かりやすい組織図を迷わず作成し、スムーズに運用できるようになるはずです。結論として、組織図作りは目的を明確にし、運用しやすいツールを選ぶことが重要です。
組織図とは？作成する目的とメリット
組織図とは、企業の内部構造を一目で把握できるようにした「社内の見取り図」です。事業拡大に伴い複雑化する組織を整理し、人財の適切な配置や業務の属人化を防ぐ基盤となります。
ここでは、組織図を作成する本質的な目的と、企業や従業員が具体的に得られるメリットについて解説します。
| 目的 | 得られるメリット |
| 指揮命令系統の可視化 | 報告・連絡のルートが明確になり、 |
| 全体像の把握 | 経営層や管理職が人員配置のバランスを確認し、 適正な体制構築に活かせる。 |
| コミュニケーションの促進 | 他部署の担当者が分かりやすくなり、 部門間の連携がスムーズに行える。 |
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組織の全体像と指揮命令系統の可視化
組織図は、企業の内部構造を図式化し、部門や役職の関係性を整理したものです。作成する大きな目的は、指揮命令系統を明確にすることにあります。従業員が増えたり部門が細分化されたりすると、誰がどの業務の責任者であるかが分かりにくくなる場合が少なくありません。
そこで組織の全体像を可視化しておくことで、業務の指示出しや報告のルートが整理されやすくなります。現場の混乱を防ぐだけでなく、新入社員や外部の関係者に対しても会社の体制を説明しやすくなるメリットが期待できます。経営層にとっても、人員配置の偏りを把握する材料として役立つ資料です。
従業員の役割認識とコミュニケーションの促進
組織図を作成することは、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。組織図に部署名や役職だけでなく、顔写真や担当業務を記載することで、他部署のメンバーの顔と名前が一致しやすくなるからです。
特にリモートワークが普及している現在では、直接顔を合わせる機会が減っているため、こうした視覚的な情報が大きな意味を持ちます。
従業員一人ひとりが自社の組織内での立ち位置を認識できれば、責任感を持って業務に当たることが期待できるでしょう。他部門への相談や連携の際にも、誰に連絡すればよいかがすぐに分かるため、業務の進行がスムーズになります。
経営理念と戦略から逆算して描くという視点
現状の人員をどう並べるかという発想で組織図を作ると、既存の体制をなぞっただけの図になりがちです。本来、組織図は経営理念であるMISSION・VISION・VALUESを実現するために、どのような機能が必要なのかを可視化したものと捉えると考えやすくなります。
ここでいう機能とは、部署や個人が担う役割のことです。組織とは、バラつきのある人が共通の目的でつながった分業の仕組みであり、その分業の設計図が組織図にあたります。
順番としては、経営理念に従って戦略を策定し、その戦略を完遂するために必要な組織構造を決めるという流れになります。どれほど優れた戦略を描いても、それを実行する組織や人が動かなければ成果にはつながりません。組織図を見直す際は、まず自社の戦略を確認するところから始めてみてください。
組織図の代表的な種類と特徴
組織図には決まった正解がなく、企業の規模や事業戦略によって適した形は異なります。ここでは、代表的な3つの種類を取り上げ、それぞれの特徴やメリット、注意すべきデメリットを比較します。
自社の現状や目指す組織風土に、どのタイプが最もマッチするのかを見極めるための参考にしてください。
| 組織図の種類 | 特徴とメリット | 注意すべきデメリット |
| 階層型 （ピラミッド型） | 指揮命令系統が明確で 責任の所在が分かりやすい。 | 部門間の連携が取りづらく、 縦割りになりやすい。 |
| マトリックス型 | 人財を有効活用でき、 部門横断的な柔軟な対応が可能。 | 複数の上司が存在するため、 指示の衝突が起こる場合がある。 |
| フラット型 （文鎮型） | 中間層が少なく、 迅速な意思決定と情報共有ができる。 | 規模が拡大すると、 トップの管理負担が過大になる。 |
階層型（ピラミッド型）組織図
階層型の組織図は、多くの企業で導入されている一般的な形式です。経営トップを頂点として、部門や課、係へと枝分かれしていく構造を持っています。指揮命令系統が上から下へと一直線に流れるため、誰が誰の指示を仰ぐべきかが直感的に理解しやすいという特徴を備えています。
役割や責任の所在が明確になるため、意思決定のスピードを一定に保ちやすいと言えるでしょう。一方で、部門間の横の連携が希薄になりやすく、いわゆる縦割り組織になりがちな点には注意しなければなりません。
マトリックス型組織図
マトリックス型の組織図は、一人の従業員が複数の部門やプロジェクトに所属する構造を表す形式です。例えば、営業部門に属しながら、特定の新規事業プロジェクトのメンバーも兼任するようなケースで用いられます。
多様なスキルを持つ人財を有効に活用でき、部門横断的な連携を強化できるのがメリットとして挙げられます。しかし、一人の従業員に対して複数の上司が存在することになるため、指示が食い違うなどの混乱が生じるかもしれません。
こうした事態を防ぐため、業務の優先順位や評価の基準を事前に明確にしておくことが求められます。
フラット型（文鎮型）組織図
フラット型の組織図は、経営トップと現場の従業員との間にある中間管理職の層を極力減らした形式です。文鎮のような形になることから、文鎮型組織と呼ばれることもあります。
トップの意思が現場に直接伝わりやすく、現場の意見もトップに届きやすいため、迅速な意思決定が可能です。少人数のベンチャー企業や、個人の裁量が大きい専門職の集まりなどでよく採用されています。
ただし、組織の規模が大きくなると、トップの管理能力が限界に達しやすく、マネジメントが機能しなくなる恐れがある点に留意してください。
機能別組織と事業別組織という分け方
図の形とは別に、部署をどの単位でまとめるかという観点でも分類できます。営業部・製造部・管理部のように職能でまとめるのが機能別組織（職能別組織）、A事業部・B事業部のように事業でまとめるのが事業別組織（事業部制組織）です。
複数の事業を展開している企業がどちらの単位で組織図を描くかによって、責任の所在も専門性の育ち方も変わってきます。
| 分類 | メリット | デメリット |
| 機能別組織 （職能別組織） | 職能の重複を省けて コストを最小化できる。 部署ごとに知識が 蓄積され専門性が育ちやすい。 | 部署をまたぐ業務で 責任範囲が曖昧になりやすい。 全体を俯瞰できる人財が育ちにくい。 |
| 事業別組織 （事業部制組織） | 事業ごとの 収支と責任が明確。 権限があるため 意思決定が速い。 | 事業部間で役割や 機能が重複し費用が増える。 機能が分散し専門性が高まりにくい。 |
単一事業で専門性を高めたい段階では機能別組織、複数事業をそれぞれ独立して伸ばしたい段階では事業別組織が選ばれやすい傾向があります。自社が今どちらのフェーズにいるかを踏まえて選択してください。
組織図を「機能」の観点から点検する方法
組織図を単なる名簿の図式化で終わらせないためには、それぞれの枠が機能しているかどうかを点検する視点が役立ちます。点検の軸は、部署を指す「ヨコの機能」と、役職を指す「タテの機能」の2つです。
事業戦略を実行するうえで相応しい組織構造になっているかという問いを立てながら、以下の観点で確認していきます。
| 点検の観点 | 確認する問い |
| 充足度のチェック | 戦略の実行に必要な部署・役職が揃っているか。 強化すべき機能はどこか。 |
| 3M（ダラリ）のチェック | ムダ・ムラ・ムリが 発生している部署や役職はないか。 |
| 統廃合のチェック | 機能していない、あるいは 重複している部署・役職はないか。 |
| 新機能のチェック | 今後の戦略に照らして、 新設すべき部署・役職はないか。 |
ヨコの機能（部署）の最適化
ヨコの機能とは、営業部・製造部・管理部といった部署のことです。点検の際は、それぞれの部署が「機能しているか」「機能が強いか弱いか」「他部署とのシナジーが生まれているか」という角度から確認します。
例えば、マーケティング機能を営業部が兼務しているものの実質的に手が回っていない場合は、機能が不足している状態と言えます。逆に、似た業務を2つの部署が別々に抱えているようであれば、統廃合の検討対象になります。
図を描く前にこの点検を挟むだけで、現状追認の組織図から、戦略実行のための組織図へと性格が変わります。
3M（ムダ・ムラ・ムリ）は、例えば次のような形で組織図に表れます。
| 区分 | 現場で起きている状態の例 |
| ムダ | 営業部とマーケティング部が、 それぞれ別に見込み顧客リストを作成している |
| ムラ | 同じ内容の問い合わせを、 時期によって営業部が処理したり管理部が処理したりしている |
| ムリ | 総務担当1名が採用・労務・経理・広報を すべて兼務し、採用活動が後回しになっている |
こうした状態は、日々の業務の中では気づきにくいものです。組織図の枠と実際の業務内容を突き合わせることで、初めて可視化されるケースが多く見られます。
タテの機能（役職）の最適化
タテの機能とは、部長・課長・主任といった役職のことです。こちらも同様に、必要な役職が揃っているか、機能していない役職はないか、新設すべき役職はないかを確認します。
役職を増やす目的は、肩書きを与えることではなく、より効率的な組織マネジメントによって顧客への提供価値を最大化することにあります。事業が成長するとメンバー一人あたりの業務量が増え、採用によって人数が増えると今度はマネジャー一人あたりの管轄人数が増えます。
この連鎖を放置するとマネジメントが機能不全に陥るため、階層の設計が必要になります。組織図を更新するタイミングは、この兆候を点検する良い機会にもなります。
組織図の具体的な作り方・5つのステップ
初めて組織図を作成する際、何から着手すべきか迷う方も多いでしょう。ここでは、組織図を完成させて運用に乗せるまでの手順を5つのステップで解説します。
事前準備からデータ収集、レイアウト作成、運用ルールの策定まで、各工程で失敗しないためのポイントを押さえ、スムーズに作業を進めていきましょう。
| 作成ステップ | 具体的な作業内容 | 意識すべきポイント |
| 目的・範囲の決定 | 社内外どちらに向けたものか、 どこまでの部門を載せるかを決める。 | 目的によって掲載する情報量が 大きく変わることを理解する。 |
| 情報の収集・整理 | 氏名、部署、役職などの データを集め、一覧表にまとめる。 | 各部門の責任者と連携し、 情報の正確性を担保する。 |
| レイアウトの決定 | 組織構造に合った形式を選び、 配置のバランスを考える。 | 図形のサイズや線のルールを統一し、 見やすさを追求する。 |
| ツールの選択・作成 | 表計算ソフトや専門の 作図ツールを使って図を完成させる。 | スキルや組織規模に合わせて、 無理なく扱えるツールを選ぶ。 |
| 更新ルールの策定 | 担当者と更新の頻度を決め、 運用フローを構築する。 | 組織図が形骸化しないよう、 定期的なメンテナンス体制を作る。 |
作成の目的と範囲を明確にする
組織図を作り始める前に、何のために作成するのかを決定することが重要です。社内向けのコミュニケーション活性化が目的であれば顔写真や詳細なプロフィールを含める、社外向けであれば部門構成と責任者名程度に留めるなど、目的に応じて掲載情報を適切に判断することが求められます。
また、全社を対象とするのか、特定の事業部のみを対象とするのかといった作成範囲も決めておかなくてはなりません。目的と範囲をすり合わせておくことで、掲載すべき情報が自然と定まります。
必要な従業員情報を収集・整理する
目的が定まったら、組織図に記載するための情報を集めます。人事データベースや社員名簿などを活用し、氏名、所属部署、役職、雇用形態などの基本情報を整理していく流れです。
この段階で情報に抜け漏れや誤りがあると、完成した組織図への信頼性が損なわれる可能性があります。異動や退職の情報を最新の状態に保つため、各部門の責任者に現状の体制を確認してもらう手順を踏むことをおすすめします。
収集した情報は、表計算ソフトなどで一覧にしておくと、後の図式化の作業がスムーズに進むはずです。
組織図の種類とレイアウトを決定する
収集した情報をもとに、自社の体制に合った組織図の種類と全体的なレイアウトを決定します。階層型やフラット型などの中から、現在の組織構造を適切に表現できる形式を選びましょう。
レイアウトでは、ひと目で構造が理解できる見やすさが大切です。一つの部署内に人数が多い場合は、課やチームごとに枠を分けたり、縦並びと横並びを組み合わせたりする工夫が有効です。さらに線の結び方や図形の大きさを統一すれば、全体的に整った印象に仕上がります。
適切なツールを選んで図を作成する
レイアウトの方向性が決まったら、実際にツールを使って組織図を作成します。普段から使い慣れているExcelやPowerPointを使用すれば、新たな操作を覚える必要がなく手軽に始められます。
より見栄えの良いものを効率的に作りたい場合は、CanvaやLucidchartのようなデザインツールや作図ツールの利用が便利です。組織の規模が大きく、人事データと連携して自動的に図を生成したい場合は、専用のタレントマネジメントシステムを導入する選択肢もあります。
予算や求めるクオリティを考慮しながら、自社の状況に合ったツールを選びましょう。
参考：Lucidchart | インテリジェンスを活用した作図
更新ルールと担当者を決める
組織図は作成して終わりではなく、常に最新の情報を反映させ続けることが重要です。組織改編や人事異動があるたびに情報を更新しないと、古い情報が残り、利用価値が低下する可能性があります。
更新漏れを防ぐために、誰がどのタイミングで組織図を修正するのかを明確に定めておく必要があります。例えば、毎月の締め日に人事部の担当者が変更箇所を確認し、システムや社内ポータル上の組織図を更新するといったルール作りが考えられます。
作成後の運用を見据えた計画を立てておくことが、組織図を定着させるうえで重要なポイントになります。
組織図作成におすすめのツール
組織図の作成や更新作業の負担を減らすには、自社に合ったツールの活用が役立ちます。手軽なオフィスソフトからデザインツール、人事データと連携できる専用システムまで、選択肢は多様です。
予算や組織規模、求めるクオリティに照らし合わせ、最適なツールを見つけましょう。
| ツールの種類 | 代表的なサービス | おすすめの利用シーン |
| 表計算・プレゼンソフト | Excel、PowerPoint | 小規模な組織で、 費用をかけずに手早く作成したい場合。 |
| デザインツール | Canva | 見栄えを重視し、 社内報や対外的な資料に活用したい場合。 |
| 専用クラウドシステム | Lucidchart、HRBrain | 大規模な組織で、 人事データと連携して効率的に運用したい場合。 |
身近な表計算・プレゼンソフト（Excel・PowerPoint）
ExcelやPowerPointは組織図の作成によく使用されます。これらのソフトに標準搭載されている「SmartArt」という機能を使えば、テキストを入力するだけで自動的に階層状の図形が生成される仕組みです。
特別なソフトを購入する費用がかからず、誰でも直感的に編集できるのが大きな強みと言えます。一方で、従業員数が多くなると図形が増えてレイアウトの調整が難しくなり、ファイルが重くなる場合があります。
比較的小規模な組織や、シンプルな組織図を手早く作りたい場合に適した方法です。
オンラインデザインツール（Canvaなど）
視覚的に美しく、デザイン性の高い組織図を作成したい場合は、Canvaなどのオンラインデザインツールが役立ちます。Canvaにはあらかじめプロがデザインした組織図のテンプレートが豊富に用意されており、自社のブランドカラーやロゴを簡単に反映させることが可能です。
ドラッグアンドドロップの操作で要素を配置できるため、専門的なデザイン知識がなくても直感的に扱えます。完成した図は画像やPDFとして出力しやすく、社内報やプレゼン資料に組み込む際にも非常に便利です。
見栄えを重視したい場面で、積極的に活用を検討してみてください。
組織図作成に特化したクラウドツール（Lucidchart・HRBrainなど）
組織の規模が大きく、頻繁な異動に対応する必要がある場合は、専用の作図ツールや人事システムが効果を発揮します。例えばLucidchartは、Excelなどのデータを取り込んで組織図を自動生成する機能があり、手作業で作図する手間を大幅に省くことができます。
またHRBrainのようなタレントマネジメントシステムでは、人事データベースと組織図が連動しているため、部署の変更や昇進の情報が自動的に図へ反映される仕組みです。顔写真付きで社員のスキルや評価履歴を確認できる機能もあり、人財配置のシミュレーションにも活用可能です。
大規模な組織を効率的に管理したい企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。
組織体制の可視化と評価基準の明確化による課題解決
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組織図を作成する際の注意点
組織図は作成して終わりではなく、組織の成長に合わせて変化させていくことが望まれます。実態と合わなくなれば意味がないため、形骸化を防ぎ長期的に有効活用するための注意点を解説します。
将来の組織変更を見据えた工夫や、無理なく継続できる運用体制のポイントを確認し、失敗しない組織図作りを目指しましょう。
| 注意すべきポイント | 具体的な対策 | 期待される効果 |
| 変化への対応 | レイアウトに余白を持たせ、 将来の増員や部署新設に備える。 | 組織改編時の図の修正作業が容易になり、 作り直しの手間が省ける。 |
| 管理人数の上限 | 1人のマネジャーが管轄する人数を確認し、 超過していれば階層を検討する。 | マネジメントの機能不全を未然に防ぎ、 育成の質を保てる。 |
| 最新情報の維持 | 更新のタイミングと担当者をルール化し、 システム連携を検討する。 | 組織図の形骸化を防ぎ、 常に正確な情報源として活用できる。 |
組織の変化に対応できる余白を残す
組織図を作成する際、現在の体制を隙間なくきっちりと配置してしまうと、後からの修正が困難になります。企業は事業の成長や経営戦略の変更に伴い、部署の統廃合や人員の増減が頻繁に発生するものです。
そのため、あらかじめ組織の変化に対応できるゆとりやスペースを持たせたレイアウトにしておくことが重要です。部署の新設を見越して枠の配置に余裕を持たせたり、変更しやすいフォーマットを採用したりする工夫が有効です。
初めから将来の拡張性を意識しておくことで、長期的なメンテナンス作業が楽になるはずです。
1人のマネジャーが管理できる人数の上限を意識する
組織図を描いてみると、特定のマネジャーの下に十数名がぶら下がっている状態が可視化されることがあります。これは、マネジメントの範囲を示すスパン・オブ・コントロールが限界を超えているサインです。
適正な管理人数はマネジャー1名あたり5〜8名、多くても10名程度が一つの目安とされています。この範囲を超えると、目標設定や進捗管理、面談に十分な時間を割けなくなり、結果として部下の成長機会が失われていきます。
組織図はこうした偏りを発見するための健康診断書としても機能します。上限を超えている部署が見つかった場合は、リーダー職を新設して階層を一段設けるなどの対応を検討してみてください。
具体的に考えてみます。従業員40名の企業で、営業部長1名の下に営業担当14名がぶら下がっている状態を想定してください。
月1回30分の面談を行うだけでも月7時間、目標設定や評価の時期にはその倍以上の時間が必要になります。部長自身が営業目標を持っている場合、面談は形だけのものになりがちです。
ここで7名ずつを束ねるリーダーを2名任命すれば、部長が向き合う相手は2名となり、リーダーも7名という適正範囲に収まります。人を増やさなくても、階層を一段入れるだけでマネジメントの密度は大きく変わります。
組織図と評価者を接続しておく
組織図を作る大きな実務メリットのひとつが、誰が誰を評価するのかという評価者の設定を明確にできることです。評価者が曖昧なままだと、目標設定も進捗管理も結果評価も宙に浮いてしまいます。
評価者を設定する際の原則は、そのメンバーが所属する部署やチームの責任を負っている人に評価する権限を持たせることです。責任と権限のバランスが崩れている状態、つまり責任は負っていないのに評価権限がある、あるいは責任は負っているのに評価権限がないという状態では、適正な評価は成立しません。
また、複数部署を兼務しているメンバーがいる場合は、兼務先の業務については兼務先の責任者が目標設定から評価までを行う形にしておくと、評価の抜け漏れを防げます。組織図の更新時には、あわせて評価者の一覧も更新しておくことをおすすめします。
常に最新の情報を保つ仕組みを作る
組織図は最新の情報が反映されていることで、より価値を発揮しやすくなります。古い情報のまま放置されていると、利用者にとって信頼できる資料ではなくなってしまいます。
更新ルールについては作成手順でも触れたとおりですが、運用を仕組み化する観点では、人事システムのデータと自動連携できる環境を構築することも有効です。手作業による更新の負担とミスのリスクを大幅に減らすことができ、結果として組織図の形骸化を防ぐことにつながります。
まとめ
この記事の要点をまとめます。
・組織図は指揮命令系統の可視化や社内コミュニケーション促進を目的として作成する
・経営理念と戦略から逆算し、必要な機能（部署・役職）を可視化するという視点を持つ
・自社の体制や目的に合わせて階層型などの種類を選び、運用しやすいツールを活用する
・1人のマネジャーの管轄人数や評価者の設定を、組織図とあわせて点検する
・将来の組織改編を見据えたゆとりのある設計と、定期的に最新情報を反映する運用ルールを徹底する
組織図は自社の体制を俯瞰し業務を円滑に進めるための地図としての役割を果たしてくれます。
組織図の作り方に関するよくある質問
最後に、組織図を作成する際によく寄せられる質問について回答します。
Q1.組織図に個人名は載せるべきですか？
用途によって使い分けるのが現実的です。社内向けであれば個人名や顔写真を載せることで連携が取りやすくなります。一方、社外向けの会社案内などでは部門構成と責任者名程度にとどめる企業が一般的です。個人名を載せる版と載せない版の2種類を用意しておくと、更新の手間を抑えつつ両方の用途に対応できます。
Q2.兼務している社員はどのように表記すればよいですか？
主務となる部署に実線で配置し、兼務先には点線でつなぐ表記が分かりやすい方法です。あわせて、兼務業務の目標設定と評価を誰が行うのかを決めておくと、運用時の混乱を防げます。兼務先の業務は兼務先の責任者が評価するという原則で整理すると、責任の所在が明確になります。
Q3.組織図はどのくらいの頻度で更新すべきですか？
人事異動が発生した都度の更新が理想ですが、実務上は月次で締めて更新するルールにしている企業が多く見られます。重要なのは頻度そのものよりも、更新の担当者とタイミングが決まっていることです。誰の担当かが曖昧なままだと、どのような頻度を設定しても形骸化しやすくなります。
Q4.少人数の会社でも組織図は必要ですか？
必要です。人数が少ない企業ほど一人が複数の役割を兼ねているため、誰が何に責任を持っているかが曖昧になりやすいためです。人数分の枠を並べるのではなく、自社に必要な機能を書き出し、それを誰が担っているかを当てはめる形で作ると、役割の抜け漏れや過度な集中を発見できます。
Q5.組織図を作ったのに現場が使ってくれません。
多くの場合、情報が古いか、現場にとっての利用価値が伝わっていないことが原因です。まずは最新の状態を保つ運用ルールを整えたうえで、社内ポータルの目立つ位置に置く、新入社員のオンボーディング資料に組み込むなど、日常業務の中で自然に参照される導線を作ると定着しやすくなります。
